Шаблоны RFI и RFQ: запрос информации и цен
Когда ответы поставщиков приходят в разных форматах, закупщик тратит время на уточнения и сведение данных. Шаблоны RFI и RFQ помогают заранее задать структуру ответа: от возможностей поставщика до цены и условий поставки. Скачайте файл и адаптируйте его под свою закупку.
XLSX · RFI и RFQ в одном файле · Бесплатно, без регистрации
RFI и RFQ: какой запрос выбрать
RFI (Request for Information) — запрос информации. Он помогает изучить рынок и возможности поставщиков до сбора цен: какие решения они предлагают, где работают, какими мощностями располагают и какие требования могут выполнить. Используйте RFI, когда нужно сформировать круг участников или уточнить требования к будущей закупке.
RFQ (Request for Quotation) — запрос цен. Его направляют, когда уже определены позиции, спецификации, единицы измерения и объёмы. Единая форма позволяет получить предложения на сопоставимый предмет закупки и увидеть различия в цене, сроках и условиях.
Эти этапы не обязательно проводить последовательно в каждой закупке. Если поставщики известны, а требования сформированы, можно сразу направить RFQ. Если предмет закупки ещё не определён, сначала полезнее собрать информацию через RFI.
Что входит в Excel-шаблон
- Инструкция: назначение листов, обозначения обязательных и рекомендуемых полей, порядок работы заказчика и поставщика.
- RFI: параметры запроса и 12 вопросов о компании, географии, мощностях, опыте, качестве, технологиях, сроках, логистике, устойчивости, комплаенсе, рисках и готовности к пилоту. Для ответов предусмотрены поля подтверждений и комментариев.
- RFQ: реквизиты запроса и предложения, валюта, условия поставки и оплаты, а также 20 строк позиций. Поставщик указывает цену без НДС, ставку НДС, срок поставки и минимальный объём заказа. Суммы по позициям и общий итог рассчитываются формулами.
Как заполнить и направить запрос
- 1. Выберите нужный лист и заполните голубые поля заказчика. Для RFI укажите границы запроса; для RFQ подготовьте перечень позиций с количеством и спецификацией.
- 2. Задайте срок ответа, контакт для уточнений и единые условия расчёта. При необходимости приложите техническое задание, чертежи или требования к качеству.
- 3. Направьте одинаковую исходную версию всем участникам. Попросите поставщиков заполнить жёлтые поля и явно отметить отклонения от требований.
- 4. Проверьте полноту ответов, ставки НДС и единицы измерения. Сопоставьте условия до выбора поставщика; по спорным пунктам запросите уточнения.
Как сравнивать предложения поставщиков
Начните с соответствия требованиям. Более низкая цена не делает предложение выгоднее, если оно рассчитано на другую спецификацию, единицу измерения или объём. Проверьте, что участники оценивали один и тот же перечень и указали одинаковую валюту.
Отдельно сопоставьте доставку, срок действия цены, минимальную партию и условия оплаты. Итоговая сумма RFQ показывает стоимость заполненных позиций; она сама по себе не оценивает влияние отсрочки оплаты, риски поставки или расходы, которые поставщик не включил в цену.
В RFI оценивайте содержание ответа и его подтверждение: сертификаты, описание мощностей, опыт и ограничения. Такой запрос помогает подготовить решение о допуске к следующему этапу, но не заменяет проверку контрагента.
Как адаптировать шаблоны под свою закупку
Сохраните рабочую копию и уточните вопросы под категорию: материалы, оборудование, услуги или перевозки. Уберите неприменимые пункты и добавьте требования, от которых зависит выбор. Обязательные поля должны отражать именно вашу задачу.
При изменении структуры RFQ проверьте формулы сумм и итогов. Файл удобен для отдельного запроса; если закупки повторяются, полезно вести приглашения, предложения, согласования и историю решений в единой системе. В srmOS для этого предусмотрен связанный закупочный процесс.
XLSX · RFI и RFQ в одном файле · Бесплатно, без регистрации